Alle promotoren (organisaties, bedrijven, … naargelang de criteria per zwaartepuntprogramma) kunnen een projectaanvraag indienen.Of toch niet.
Binnen het zwaartepuntprogramma (inzetbaarheid van werkzoekenden zwaartepunt 1&2; loopbaanadvisering zwaartepunt 4, maatregel 2) kunnen alleen promotoren zich kandidaat stellen die een ESF-kwaliteitslabel behalen.
Dit label garandeert een minimaal kwaliteitsniveau van de dienstverlening genormeerd naar het EFQM-model. Het auditteam van het ESF-Agentschap is een autonome cel die deze labeling behartigt en opvolgt. Iedere organisatie kan zich hiervoor kandidaat stellen.
Projectaanvragen worden voor de vooraf vastgelegde afsluitdatum ingediend op geëigende aanvraagdossiers. Een handleiding verduidelijkt alle criteria die vastgelegd werden ter beoordeling van de projectaanvragen.